Организация рабочего пространства. Как избавится от беспорядка за 3 шага

Вторник, 30 января 2024 г.
Беспорядок — это не только физический мусор на столе или в комнате, но также и хаос в различных сферах нашей жизни, который может влиять на наше состояние и эмоциональное благополучие. Этот хаос может проявляться во многих аспектах нашей жизни, включая почту, расписание, рабочий процесс и даже внутренний мир.
Беспорядок на рабочем месте

Большинство людей в своем ежедневном опыте воспринимают беспорядок как физическую ситуацию, когда на столе или в комнате наблюдается груда бумаг, книг или прочих предметов, которые мешают и ждут, когда их наконец уберут. Однако, как отмечает автор книги «Меньше беспорядка, больше жизни» и основатель Института продуктивной среды, Барбара Хемфилл, большая часть беспорядка невидима и проявляется на более глубоком уровне.

Беспорядок — это не только физический мусор на столе или в комнате, но также и хаос в различных сферах нашей жизни, который может влиять на наше состояние и эмоциональное благополучие. Этот хаос может проявляться во многих аспектах нашей жизни, включая почту, расписание, рабочий процесс и даже внутренний мир.

Существует четыре основных типа хаоса, которые часто мешают нам быть продуктивными и добиваться наших целей. Первый тип — это физический беспорядок, который затрудняет нашу способность концентрироваться и работать эффективно. Загроможденное рабочее пространство или переполненные шкафы могут вызывать чувство беспокойства и отвлекать нас от цели. Поэтому важно создать систему организации и регулярно убирать свое рабочее пространство для улучшения продуктивности.

Второй тип хаоса — это беспорядок в почте, как электронной, так и обычной. Неприятная последствия накапливания писем и сообщений могут включать упущенные важные уведомления, пропущенные сроки и потерю важной информации. Чтобы избежать этого, полезно регулярно проверять свою почту, удалять ненужные письма и устанавливать фильтры для более эффективной сортировки и обработки сообщений.

Третий тип хаоса связан с нашим расписанием и планированием. Если у нас нет четкого плана, мы можем легко запутаться и забыть о важных делах. Постоянное календарное обновление и приоритизация задач помогут нам контролировать время и достигать своих целей наиболее эффективно. Важно также оставлять время на отдых и релаксацию, чтобы не чувствовать постоянного стресса и избегать перегрузки.

Беспорядок на рабочем месте

Четвертый тип хаоса — это беспорядок внутри нас самих, который проявляется в негативных эмоциях и беспокойстве. Когда мы переживаем стресс и тревогу, это может сильно влиять на нашу продуктивность и фокус. Поэтому важно уделять внимание своему внутреннему состоянию и заниматься практиками самообслуживания, которые помогут снять напряжение и поддерживать позитивный взгляд на жизнь. Это может быть медитация, физическая активность, чтение или другие способы, которые помогают нам расслабиться и снять стресс.

В заключение, чтобы «прибрать» свою жизнь и быть более продуктивными, важно обратить внимание на различные аспекты хаоса, включающие физический беспорядок, беспорядок в почте, неорганизованное расписание и эмоциональное беспокойство. Регулярная организация, планирование и забота о своих эмоциях помогут нам создать более упорядоченную и успешную жизнь.

Если вы пока не понимаете, в чем ваше предназначение, Хемфилл советует сосредоточиться на том, чего вы точно не хотите. «Начните с того, что вам точно не нужно, — говорит она. — Это как чистить луковицу от шелухи».

Избавляемся от беспорядка за три шага

Хемфилл уверена, что беспорядок возникает из-за трех проблем: отсутствие цели, системы и поддержки. Вот три шага, которые помогут разобраться с каждой из этих причин.

Найдите цель

Определите, чего вы хотите достичь, прежде чем приступать к работе. «Многие люди просто не сосредоточены на цели, — говорит Хемфилл. — Они не начинают с самого важного дела, которое нужно выполнить в этот день, и переходят к другим задачам, так и не закончив предыдущую. Они чистят свою электронную почту или занимаются чем-то еще вместо того, чтобы сфокусироваться на главном».

Порядок на рабочем месте

Чтобы сосредоточиться, нужно определить наиболее важные задачи и понять, почему их необходимо решить в первую очередь. Затем составить план, как с ними справиться, и только потом переходить к работе, которая не столь значима.

Создайте систему

Чтобы сосредоточиться на цели, нужна система, поэтому второй шаг — создать ее. Хемфилл говорит, что недостаточно принять решение, нужно найти способ его реализовать. Когда вы обустраиваете свой кабинет или стол, определите, что именно вам необходимо для комфортной работы. Здесь не существует универсального подхода. К примеру, сама Хемфилл использует систему под названием «волшебная шестерка», благодаря которой определяет шесть предметов, которые должны быть в пределах досягаемости во время рабочего дня.

Обратитесь за поддержкой

Наконец, люди должны работать вместе, чтобы создать среду, где все разделяют видение и ценности друг друга. В офисе для этого необходима соответствующая поддержка. «Успех компании начинается тогда, когда все сотрудники работают так, как должны, — говорит Хемфилл. — Порядок и продуктивность — это искусство, и оно должно начинаться с самого верха».

Консалтинговая компания Хемфилл специализируется на повышении продуктивности и помогает организациям обеспечить поддержку сотрудников с помощью пятиэтапного процесса:

  • сформулируйте свое видение;
  • определите свои препятствия;
  • оцените свои ресурсы;
  • разработайте и реализуйте план;
  • закрепите успех.

«Обратите внимание, что главное слово во всех этих шагах — «свой», — говорит эксперт. — Эти пять шагов можно использовать для решения любой проблемы, не важно, касается она отдельного человека или целой компании».

По словам Хемфилл, в своей основе беспорядок — это отложенные решения. «Беспорядок, оставленный без внимания, несет в себе риски, включая незапланированные расходы и время, потраченное на поиски нужных вещей. Но, самое главное, он мешает достичь цели».

Содержание